Signaturen in Mail zuordnen

29 Jan Signaturen in Mail zuordnen

Apples Kosmos ist an manchen Stellen derart intuitiv, dass kaum ein Mensch draufkommt, wie die Bedienung funktionieren soll. Die Verwaltung der Signaturen in Apples Mail.app sind auch so ein Fall.

In diesem Beitrag geht es um die Basics der Signaturen in Mail.app auf dem Mac. Diese Anleitung passt für OS X 10.8 bis macOS 13. Es geht nicht um die Inhalte einer Signatur, die Formatierung, gar HTML oder Bilder in der Signatur. Hierzu gibt es genügend Anleitungen im Netz, sei es hier oder hier.

Die Signaturen sind in Mail.app in den Einstellungen zu finden. Dort sehen Sie am oberen Rand mehre Schaltflächen. Die Einstellungen der Signaturen sind rechts zu finden.

Prinzip

• In der Signaturverwaltung sehen Sie in der mittleren Spalte den „Pool“ aller verfügbaren Signaturen
• Aus diesem Pool müssen Sie den Accounts eine oder mehrere Signatur hinzuweisen
• In den Accounts in der linken Spalte müssen Sie zusätzlich bestimmen, wie der Account mit den zugewiesenen Signaturen umgeht

Wenn Sie in der linken Spalte auf den Mail-Account klicken, sehen Sie, welche Signaturen aus dem Pool diesem Account zugeordnet sind. Wenn Sie wünschen, dass eine der Signaturen immer an neue Mails angehängt wird, dann müssen Sie pro Account die „Signatur auswählen“. Das finden Sie am unteren Rand der Signatur-Einstellungen.

Tipps für Signaturen

• Halten Sie Ihre Signatur möglichst kurz und kompakt. Unter einer Mail mit zwei Zeilen Text wirkt eine Signatur mit 30 Zeilen Text einfach lächerlich
• prüfen Sie, was in Ihre Signatur wirklich rein muss und verzichten Sie auf unnötigen Ballast
• die rechtliche Wirksamkeit von Disclaimern am Ende einer Mail ist umstritten (eben weil die Disclaimer am Ende der Mail sitzen)
• HTML-Signaturen und Bilder in Signaturen sehen beim Empfänger häufig total anders aus als gewünscht – da z.B. die zur Formatierung gewählte Schrift beim Empfänge nicht installiert ist oder externe Inhalte in Mails standardgemäß nicht nachgeladen werden
• HTML-Signaturen und Bilder in Signaturen führen sehr viel häufigeren Darstellungs-Problemen in der Korrespondenz
• verwenden Sie „Standard-Schrift E-Mails“, sonst wird die Signatur in der Mail abweichend vom übrigen Text dargestellt