Mail-Postfach fast voll

Mail-Postfach fast voll

Eine Nachricht in Mail.app sagt, dass der Mailspeicher voll sei. Was wie eine Phishing-Meldung aussieht, hat einen ernsten technischen Hintergrund: bei Verwendung des IMAP-Protokolls werden alle Mails beim Provider gespeichert, aber der Platz dort ist begrenzt. Wenn der Mail-Speicher beim Provider ausgeschöpft ist, können keine Mails mehr empfangen werden. Deshalb sollte man auf diese Meldung reagieren.

Aber der Reihe nach …

Bei Einrichtung eines Mail-Postfachs mit dem POP3-Protokoll werden die Mails nach dem Laden beim Provider gelöscht. Das ist aber höchst unpraktisch, wenn man zwei oder mehrere Geräte verwendet, denn z.T. fehlen die Mails auf den Zweitgeräten. Oft behilft man sich dadurch, indem die Mails nicht sofort nach Abruf gelöscht werden, sondern erst nach einer einstellbaren Vorhaltungs-Zeit.

IMAP speichert Mails dauerhaft auf dem Server

Das alternative Mail-Protokoll IMAP ist weitaus besser geeignet, um auf mehreren Geräten den selben Bearbeitungs- und Lesestand anzuzeigen. Es ist die bessere Wahl, wenn ein persönliches Mailpostfach auf mehreren Geräten abgerufen wird. Der Lesestatus der Mails ist auf allen Geräten identisch.

Wobei … es gibt auch Menschen, die möchten gerne jede Mail, die auf dem iPhone oder iPad gelesen wurde, auch auf dem Hauptcomputer als ungelesen sehen. Soll es durchaus geben, ist aber eher Unfug. Oder … kreativer Mißbrauch?

IMAP sorgt auf allen Geräten für den selben Mail-Status. Ebenso kann man durch IMAP Ordner erstellen, die auf allen Geräten identisch sind. Das basiert darauf, dass mit IMAP die Mails nicht nur lokal (auf den Geräten), sondern auch vollständig beim Provider gespeichert werden. Sprich: die Mails belegen Speicher beim Provider. Und dieser Speicher ist begrenzt.

Nachteil: IMAP benötigt Platz beim Provider

Der Speicher beim Provider ist meist auf 2 GB begrenzt. Sobald dieser Speicherplatz nahezu erschöpft ist, kommt eine Warnung, wie sie oben zu sehen ist.

Speicherwarnung – was tun?

Es gibt drei Optionen:
a) POP: Mails nach dem Abruf löschen
b) IMAP: Mails löschen oder verschieben
c) Speicher beim Provider erhöhen

POP: Mails nach dem Abruf löschen

Bei Abruf der Mails mit POP3 können wie Mails für einen bestimmten Zeitraum nach dem Abruf auf dem Mailserver verbleiben. Die üblichen Einstellungen bei Apples Mail sind:

  • Nicht löschen
  • Nach dem Abruf sofort löschen
  • 4 Wochen nach dem Abruf löschen
  • 1 Woche nach dem Abruf löschen
  • 1 Tag nach dem Abruf löschen

 

Mit diesen Optionen kann man sicherstellen, dass die Mails nach dem Abruf auch von anderen Geräten abgerufen werden können – sprich von Kollegen oder Zweitgeräten. Ein langer Erhaltungszeitraum nach dem Abrufen der Mails benötigt aber mehr Speicher beim Provider. Die Lösung wäre in diesem Fall, den Erhaltungszeitraum von z.B. vier Wochen auf eine Woche zu stellen.

IMAP: Mails in lokale Ordner verschieben

Das Löschen von Mails hat den Nachteil, dass evtl. wichtige Mails dauerhaft weg sind. Man kann dies dadurch vermeiden, indem man die Mails auf einem Gerät in lokale Ordner verschiebt. Dadurch wird der Speicher beim Provider entlastet, aber die Mails bleiben auf einem Gerät erhalten. Das sollte natürlich der Haupt-Arbeitsplatz sein, und bei einem iPhone/iPad ist das komfortabel gar nicht machbar und es gibt dort keine lokalen Postfächer. Deshalb sollte diese Aufräum-Aktion auf einem Mac gemacht werden.

Speicher beim Provider erhöhen?

Das Erhöhen des Speicherplatzes für einzelne Postfächer ist umständlich und teuer – jedenfalls bei den populärsten Providern wie STRATO, 1&1 IONOS, GMX, Web.de. T-Online. Dies ist meist nur durch eine Vertragsänderung möglich und auch dann nur innerhalb enger Grenzen. Deshalb besser: Mails in ein lokales Postfach bewegen.

Sonderfall POP-Kontos

Wirkt sich erst nach Stunden aus

Bei STRATO dauert es bis zu vier Stunden, bis nach dem Entfernen von Mails der Speicherplatz wieder frei wird. Das hat technische Gründe. Nur sehr selten wirkt sich das Löschen von Mails sofort auf den Speicherplatz aus. Wenn man das Freimachen von Speicher beschleunigen will, hilft es häufig, sich bei STRATO direkt ins Webinterface des Postfachs einzuloggen, um dort Mails zu löschen. Das ist zwar im Vergleich zum Löschen auf dem Mac äußerst mühsam, aber es wirkt sich i.d.R. sofort auf den belegten Speicherplatz aus.

 

 

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