Ordner-Chaos durch IMAP

08 Jun Ordner-Chaos durch IMAP

Posted at 20:49h in iOS, OS X, Software by
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Wenn man ein Mail-Konto  IMAP-Konto am Mac und an weiteren Geräten wie z.B. iPhone/iPad nutzt, sieht man manchmal zusätzliche Ordner für „Gesendet“, „Werbung“ und Papierkorb. Am Mac sehen Sie in diesen zusätzlichen Ordnern die Mails, die mit dem zweiten Gerät (iPhone/iPad) gesendet oder gelöscht wurden. Am iPhone/iPad sehen Sie die Mails, die am Mac verschickt wurden jedoch nicht.

Wie werden Sie diese unterschiedliche benannten Ordner wieder los? Wir kann man alle Geräte so einstellen, dass die selben IMAP-Ordner für „Gesendet“, „Werbung“ und „Papierkorb“ verwendet werden? Hier ist unsere Anleitung dazu.

IMAP bildet Ordner ab, die auf dem Mailserver gespeichert sind

Ordner Chaos durch IMAPWenn Sie Ihre E-Mails per IMAP abrufen, werden gesendete E-Mails sowie der Papierkorb und Werbungs-Ordner auf dem Server gespeichert. Die Ordner dafür werden jedoch von den Mail-Programmen unterschiedlich benannt. Meistens heißt der Ordner für gesendete E-Mails „Sent“ und der Papierkorb „Trash“, so verfahren z.B. Thunderbird und das dotplex Webmail. Apple Mail nennt die Ordner jedoch „Sent Messages“ sowie „Deleted Messages“. Wenn iPhone und iPad das IMAP-Postfach nutzen, dann ist manchmal das Chaos perfekt – denn iOS-Geräte speichern Entwürfe und gesendete Mails oft lokal ab, wenn die Ordner auf dem Mail-Server des Providers abweichend heißen.

Die Mail-Provider STRATO und 1&1 oder auch Mail-Server wie z.B. Kerio nennen die für IMAP bereitgestellten Ordner „Sent Items“, „Deleted Items“ und „Junk E-Mail“.

Folgen: Die gesendeten Mails werden von den verschiedenen Geräten in unterschiedlichen Ordnern gespeichert. Am Mac gesendete Mails werden in anderen IMAP-Postfächern abgebildet als die von iPhone und iPad gesendeten Mails.

Die Lösung: Einstellungen korrigieren

In Apple Mail am Mac und in iPhone + iPad können Sie einstellen, welche Ordner zur Abbildung der gesendeten Mails, Papierkorb und Entwürfe verwendet werden. Identifizieren Sie am Mac, welche Ordner von iPhone und iPad für gesendete Mails, Papierkorb und Entwürfe verwendet werden und welche der Provider (manchmal) als Standard-Ordner im Mail-Server vorschlägt. Wenn die Einstellung an Mac und iOS-Gerät korrekt sind, können Sie in Apple Mail am Mac die Nachrichten in den „falschen“ Ordnern verschieben und zuletzt die überflüssigen Ordner löschen.

Hinweis: Nicht alle IMAP-Ordner lassen sich löschen – jeder Mail-Provider stellt spezifische Standard-Ordner zur Verfügung. DIESE Ordner sollten Sie dann zur Verwendung von Mac und iPhone/iPad einstellen.

Einstellung in Apple Mail am Mac

In Mail.app können Sie sehr einfach wählen, welcher IMAP-Ordner für die Darstellung verwendet wird: Markieren Sie den IMAP-Ordner in der Seitenleiste und wählen Sie im Menü „Postfach“ die Verwendung dafür:

Mail dieses Postfach verwenden für

Nach dieser Korrektur ist die Liste der IMAP-Ordner am Mac schon ein wenig kürzer:

Ordner Chaos IMAP aufräumen

Der Trick ist nun, auch iPhone, iPad und alle anderen Geräte auf diese verwendeten Ordner einzustellen – damit alle Mails in den selben Ordnern erscheinen. Dadurch sehen Sie alle am iPhone/iPad gesendeten Mails auch am Mac und umgekehrt.

 

 

 

Einstellung am iPhone

Gehen Sie zu Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender und wählen Sie dort den Mail-Account aus. Klicken Sie dann nochmals auf den angezeigten Account. Sie sehen dort die Einstellungen für IMAP und SMTP, die unverändert bleiben sollen. Ganz unten findet sich der Eintrag „Erweitert“. Hier können Sie die Zuordnung zu den Postfächern finden:

iOS Einstellungen IMAP-Ordner

Und hier können Sie das Postfach-Verhalten korrigieren:

iOS Einstellungen IMAP-Ordner

Diese Einstellungen sind notwendig für die Ordner „Entwürfe“, „Gesendet“ und „Gelöscht“. Wenn Sie alle beteiligten Geräte auf die selben Ordner gestellt haben, dann können Sie zum Schluss die überflüssigen Ordner löschen – nachdem Sie die darin befindlichen Mails in die korrekten Ordner kopiert haben.

Wenn Sie am iPhone die Einstellung des Ordners „Gesendet“ von „lokal“ ändern auf einen Server-basierten Ordner, dann werden die gesendeten Mails von Ihrem iPhone gelöscht. Bitte stellen Sie vor der Änderung sicher, dass eine Datensicherung Ihres iPhones existiert oder leiten Sie die gesendeten Mails vom iPhone weiter auf einen anderen IMAP-Ordner.

Wenn Sie weitere Hilfe zur Abstimmung der IMAP-Ordner verschiedener Mail-Clients benötigen, dann heilfen wir gerne vor Ort oder per Fernwartung. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Die Beratung von Mac-Anwendern ist unser Metier.

 

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38 Comments
  • Christian
    Posted at 15:20h, 19 November

    Hallo,
    ich möchte mein web.de Email Postfach per IMAP ins Apple Mail integrieren. Funktioniert soweit auch. Jedoch kann ich den web.de Ordner „Unbekannt“ nicht per dieses Postfach verwenden dem Eingangspostfach im Apple Mail zuordnen, weil diese Zuordnung gar nicht vorgesehen ist.

    Danke für einen kurzen Tipp.
    Christian

    • Uwe
      Posted at 18:22h, 19 November

      Machst du dazu bitte einen neuen Thread draus, sonst wird das hier zu unübersichtlich!

      • Thomas Kemmer
        Posted at 18:40h, 19 November

        Das hier ist die Kommentarfunktion und kein ausgewachsenes Diskussionsforum.

  • Uwe
    Posted at 16:32h, 18 November

    Hallo,
    Ich habe das Problem, daß bei mir auf iOS in den Einstellungen der Ordner „Gesendet“ gar nicht erscheint!
    Wie bekomme ich die Anzeige vom Ordner „Gesendet“ wieder?

    • Thomas Kemmer
      Posted at 17:56h, 18 November

      Einen kleinen Moment – ich krame die Glaskugel hervor, staube sie ab und sehe … nichts!
      Was Sie mir da schildert, hört sich sehr nach einem POP-Postfach statt IMAP an. Aber vielleicht senden Sie mir noch ein paar Informationen dazu: Provider, iOS-Version, etc.

  • Helmut G
    Posted at 10:54h, 09 November

    Bei mir funktioniert das alles mit Mail Prima auf MacBook (OST 10.11.1), iPhone und iPad (IOS 9.1) und dem T-mobile Account. Für Eingang, Gesendete und Papierkorb genau ein Ordner. Nur seit einiger Zeit ist es nicht mehr möglich den SPAM Ordner auf dem Telekom Server über Synchronisieren in IOS/OSX Mail zu bekommen. Ich habe schon die Accounts gelöscht und neu angelegt, geht trotzdem nicht.

    • Thomas Kemmer
      Posted at 15:09h, 09 November

      Naja – das Interessante an Ihrem Kommentar ist die Formulierung „seit einiger Zeit“. Was passierte denn in der Zwischenzeit? Was wurde geändert, installiert, geupgraded?

  • Stefan
    Posted at 15:31h, 23 Oktober

    Hallo,

    ich befasse mich leider schon länger mit dieser nervigen Thematik und habe noch keine für mich zufriedenstellende Lösung gefunden.

    Mein Problem besteht darin, dass ich meinen Apple-„Email“-Account über das Webinterface, mit einem iPhone, einem iPad und einem Mac verwenden möchte und obwohl es sich nur um Apple Geräte handelt und ich auch nur einen Apple-Account verwende, ist das Ordner-Chaos perfekt. Irgendwie fehlt da die Konsistenz, ich verstehe es ja wenn ich einen Drittanbieter-Account verwende, aber nicht, wenn ich alles von Apple nutze.

    Im Endeffekt will ich einfach, wie auch in diesem Artikel beschrieben, einen Ordner in dem alle gesendeten Emails landen und einen Ordner in dem alle gelöschte Emails landen.
    Irgendwie scheint dies aber nicht so richtig zu funktionieren, daher meine Frage, ob es möglich ist, die Arbeitsweise dieser in iCloud Mail auffindbaren Ordner besser zu erklären?

    Wenn ich mich in iCloud Mail einlogge, dann habe ich den „oberen Bereich“ mit den Punkten: Eingang, VIP, Entwürfe, Gesendete Elemente, Archiv, Gelöschte Elemente und Werbung, dann gibt es den „unteren Bereich“ namens Ordner. Jeder dieser Punkte ist mit einem schönen Symbol versehen.

    Am liebsten wäre es mir ohne Zusatzordner auszkommen, geht das überhaupt?
    Ich hatte das ohne Mac zusammengebracht, aber sobald man Emails mit Apple Mail versendet, wird auf einmal in iCloud Mail der Ordner „Sent Messages“ erstellt, vermutlich da der Ordner in Apple Mail gibt es aber einen Ordner „Gesendete Elemente“.

    Mir ist einfach nicht klar, welche Ordner nur lokal und welche global arbeiten?
    Gibt es da irgendeine Möglichkeit dies unterschieden zu können oder anders gefragt, warum habe ich in iCloud Mail „oben“ die Ordner mit den schönen Symbolen zB Gelöschte Elemente und unten nochmals als Deleted Messages?

    • Stefan
      Posted at 15:46h, 23 Oktober

      Ich wollte noch ergänzen:
      Ich habe gerade bemerkt, dass wenn ich von iCloud Mail eine Email sende und diese dann in dem Ordner „gesendete Elemente“ landet, der gleiche Ordner über iPhone problemlos erreichbar ist, aber Apple Mail macht offensichtlich Probleme, dort scheint diese Email nämlich nicht unter Gesendet->iCloud auf, sondern nur unter iCloud->Gesendete Elemente.

  • Helmar
    Posted at 08:08h, 22 Oktober

    Hallo Thomas,
    ich habe bei meinem iPhone und beim iPad (jeweils IOS 9.02) das Phänomen, dass ich den Server-Ordner „Sent“ nicht auf den Server-Ordner „Gesendete Elemente“ umstellen kann. Genauer gesagt: Die Umstellung wird nicht gespeichert. Emails werden weiterhin in „Sent“ abgelegt, und die Einstellung ist weiterhin „Sent“, wenn man in die Konfiguration geht.Der Workaround, regelmäßig alle Emails von „Sent“ in „Gesendete Elemente“ zu verschieben, ist nicht wirklich toll.

    • Thomas Kemmer
      Posted at 09:13h, 22 Oktober

      Bei welchem Mail- oder Internet-Provider ist dieses Mailkonto?

      • Helmar
        Posted at 13:58h, 22 Oktober

        Das ist hamburg.de

        • Thomas Kemmer
          Posted at 14:59h, 22 Oktober

          Also nichts „Gewöhnliches“ wie STRATO, 1&1 und andere gängige Provider. Bitte sprich mal die Administratoren von hamburg.de auf dieses Problem an.

  • kroll Monika
    Posted at 23:05h, 03 Oktober

    komme nicht klar – finde auf iphone den Papierkorb nicht und alles von mac auf iphone durcheinander habe natürlich Ihre guten tipps gelesen, aber es scheitert schon daran, da es bei meinem iphone keine Apfelwerkadresse gibt- wie oben angegeben – tausend dank für Hilfe

  • kristof.leitner
    Posted at 15:23h, 28 September

    Im folgenden Link ist das Thema besprochen und gelöst worden jedoch gilt das nicht für MAC .

    http://www.office2010-blog.de/de/start/outlook/damit-outlook-meine-e-mails-besser-verwaltet/comment-page-1#comment-24194

    Wie kann ich die Option : Bei Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern. (auswählen)

    Weil es ist einfach sehr lästig wenn ich in meinem Ordner auf eine Nachricht Antworte die aber automatisch in „gesendete “ landet und nicht im Ordner.

    Gibt es diese Option für Outlook MAC auch ? Wenn ja wo kann ich die dann finden ?

  • Agnete Sabbagh
    Posted at 13:02h, 12 August

    Hallo,
    ich habe die Nachricht bekommen, dass mein Posteingangsordner zu groß geworden ist (1GB) und deshalb wurden meine gesamten Mails in einen IMAP-Ordner verschoben. Wo oder wie finde ich den?
    LG Agnete

    • Thomas Kemmer
      Posted at 19:41h, 12 August

      Hallo,
      einen kleinen Moment – ich hole meine Glaskugel hervor, staube sie ab und … sehe nichts!

      Aber Sie können sicher etwas Licht ins Dunkel bringen, wenn Sie mir ein paar Details verraten: Wer hat Ihnen diese Mail gesendet? Bei welchem Provider liegt das Postfach? Welches Mail-Programm verwenden Sie, welches Betriebsystem?

      Aber vielleicht lesen Sie einfach nochmal in der Mail nach, die Sie bekommen haben und folgen den Anweisungen darin 😉

      Gruß – Hellseher Kemmer

  • ulli
    Posted at 22:20h, 29 März

    Hallo,

    ich habe wie oben beschrieben den „Sent“ Ordner des IMAP Accounts mittels
    Postfach ==> Diese Postfach verwenden als ==> Poftfach “ Gesendet“ zugeordnet.

    Leider ist nur folgendes passiert:
    Alle mails die vorher unter Postfächer ==> Gesendet waren sind weg. Dort sind nur noch die mails die im „Sent“ Ordner auf dem IMAP Server waren.

    Gibt es noch irgend eine Möglichkeit diese Zuordnung wieder rückgängig zu machen. Ich bin grad ziemlich verzweifelt, weil quasi sämtlich Mails die ich geschrieben habe weg sind.

    • Thomas Kemmer
      Posted at 00:00h, 30 März

      Hallo Ulli,
      die Mails im Ordner „lokal“ waren auf dem iPhone gespeichert und können deshalb mit einem iPhone-Backup wieder hergestellt werden. Bitte bedenken Sie, dass nur in einem iCloud-Backup oder in einem mit Kennwort geschützten lokalen Backup (via iTunes auf Mac oder PC) auch die Kennwörter von Mail und anderen Apps gespeichert sind.

      • OldDuck
        Posted at 16:50h, 12 Juni

        Hallo, ich hatte ein ähnliches Problem lösen können, indem ich folgendes unternahm:
        Unter Einstellungen/Mail, Kontakte,Kalener/Account/Account/Erweitert-habe ich unter IMAP-Pfad-Präfix -inbox- eingefügt. Dann ging es. Viel Glück.

  • ulli
    Posted at 22:10h, 29 März

    Hallo,

    nachdem ich in Mail.App wie oben vorgeschlagen den „sent“ Ordner auf dem Imap Server mit: Postfach==>Dieses Postfach vewenden als: ==> Postfach „Gesendet“
    zugeordnet sind jetzt alles Mails weg die vorher unter Posftächer: Gesendet waren.

    Ich bin jetzt grade ziemlich verzweifelt, weil quasi sämtliche meiner gesendeten mails weg sind die.
    So wie es für mich aussieht hat Mail.app jetzt den bisher leeren „sent“ Ordner vom Server auf den „Postfächer Gesendet“ gespiegelt. Leider dabei auch alles gelöscht was da vorher drin war.

    Hat jmd. eine Idee wie ich das wieder rückgängig machen kann?

  • Thomas Roegner
    Posted at 14:06h, 03 Februar

    Hallo Thomas,
    bei mir ist das Phänomen aufgetaucht, dass auf einmal 2 Monate zurückliegend die gesendeten Nachrichten aus dem Postfach Sent verschwunden sind.
    Und das bei einem SMTP-Postfach bei Strato, Apple Mail 7.3 , OS 10.9.5. Mavericks.
    Gibt es dafür eine Erklärung/Lösung?
    Danke,
    Thomas Roegner

    • Thomas Kemmer
      Posted at 21:54h, 03 Februar

      Hallo Thomas,
      mir kommen spontan zwei mögliche Ursachen in den Sinn: Beschädigung des Mail-Index oder STRATOs unrühmliche Funktion zum „automatischen Bereinigen“ des Mailkontos.

      Zum Mail-Index:
      Apple Mail speichert in der User-Library im Ordner Mail/V2/MailData die Dateien Envelope Index, Envelope Index-shm und Envelope Index-wal. Nach dem löschen dieser drei Dateien erstellt Mail.app erneut den Mail-Index – d.h. es inventarisiert nochmals alle Mail-Dateien in der benutzereigenen Library. Das sollten Sie zunächst versuchen: Mail.app beenden, die drei besagten Dateien löschen und Mail neu starten.
      Mail.app meldet beim Start „die Mails müssen importiert werden“. Das ist eine sehr schlechte Übersetzung – Mail.app erstellt den Index neu, was ein paar Minuten dauern kann.

      Wenn die Erstellung des Mail-Index die vermissten Dateien nicht wieder zum Vorschein gebracht hat, lohnt ein genauer Blick in die Postfach-Einstellungen bei STRATO: Ist dort die OPtion „Postfach automatisch bereinigen“ aktiviert. Falls ja, dann löscht STRATO die älteren Mails des iMAP-Postfachs nach eigene Ermessen. Das ist eine selten dämliche Funktion – sie schützt zwar davor, dass der Speicherplatz nicht erschöpft wird, dabei werden aber die Mails gelöscht.
      Falls die Option tatsächlich aktiviert war, müssten Sie die Mails mit Hilfe eines Backups wiederherstellen. In diesem Falle hoffe ich, dass Sie ein aktuelles Time Machine Backup haben; die Wiederherstellung des kompletten Postfachs Sent ist dann nur eine Sache von wenigen Minuten.

  • Daniel Burkart
    Posted at 09:09h, 27 Januar

    Hallo,

    danke für die Anleitung. Ich verwende IMAP und hatte denselben Effekt, daß sich Mac oder iPhone die Einstellungen nicht „merkt“.
    Folgende möglichen Ursachen:

    – es werden unterschiedliche Ports verwendet
    – es werden unterschiedliche Stammverzeichnisse verwendet (mal „/“, mal „INBOX“)
    Wenn all das identisch eingestellt wird, passiert das nicht mehr.

    Zum „Bewegen in Ordner Werbung“ habe ich leider auch keine Lösung.

  • Klaus
    Posted at 08:57h, 08 Januar

    Sehr gute Anleitung,

    leider merkt sich auf keinem IPad 2 mit IOS 8 das Mailprogramm die Einstellungen für die individuellen Mailordner nicht mehr (bei IOS 7 funktionierte es noch). Haben Sie einen Tipp?

    • Thomas Kemmer
      Posted at 09:30h, 08 Januar

      Hallo Klaus,
      wir haben sowas mal bei einem web.de-Konto gesehen, es ist aber nicht die Regel. Bei welchem Provider ist das betreffende Mailkonto?

      • Klaus
        Posted at 11:00h, 08 Januar

        Das Konto ist ein gmx-promail. Konntet Ihr das Problem lösen?

        • Thomas Kemmer
          Posted at 11:08h, 08 Januar

          Nein, es ließ sich bei diesem einen Fall mit web.de nicht lösen.

          • Klaus
            Posted at 11:12h, 08 Januar

            Schade, trotzdem Danke für die schnelle Antwort .

  • Wolf Bruns
    Posted at 11:08h, 25 November

    Hallo Thomas, bei mir (IMAP-Account) erscheinen im MAIL plötzlich einige (seltsamerweise nicht alle) der gesendeten Objekte auch im Ordner „Entwürfe“. Wenn ich nach der obigen Anleitung den Verwendungszweck des Ordners Entwürfe ändern will, erscheinen die Optionen nur grau und ich kann sie nicht auswählen. Was nun?
    Vielen Dank schon mal.
    Wolf

    • Thomas Kemmer
      Posted at 15:01h, 25 November

      Hallo Wolf,
      das passiert häufiger bei Mails mit Anhängen. Der Grund liegt darin, dass beim Verfassen der Mails eine automatische Speicherung erfolgt – vorzugsweise auf dem IMAP-Mailserver, aber bei Netzwerkprpblemen und größeren Mails leider auch automatisch auf dem eigenen Mac im Ordner „Entwürfe“.
      Ich kenne leider keine Möglichkeit, diesen Effekt komplett zu vermeiden … nur das Abstellen des Postfach-Verhaltens „Entwürfe auf dem Server sichern“ (in Mail -> Einstellungen -> Accounts -> Postfach-Verhalten) würde es komplett verhindern … jedoch würden dadurch die Mails, die man im IMAP-Postfach/Entwürfe haben WILL, dann nicht mehr dort gespeichert. Dadurch würde man die Entwürfe also auf den jeweilige Computer lokal speichern und könnte sie nicht mehr von anderen Computern weiterbearbeiten und versenden. Das wäre kontraproduktiv; ich würde das nur empfehlen, wenn die Anzahl der erscheinenden Entwürfe überhand nimmt.
      Thomas

      • Tom
        Posted at 09:39h, 17 Dezember

        Mit unerwünschter Werbung funktioniert Ihr Tipp unter iOS aber nicht, – oder?
        Tom

        • Thomas Kemmer
          Posted at 13:29h, 17 Dezember

          Warum soll das nicht funktionieren?

          • Tom
            Posted at 22:34h, 17 Dezember

            Na weil es dieses Postfachverhalten (Spam o.Ä.) nicht einzustellen gibt?!

        • Thomas Kemmer
          Posted at 23:02h, 17 Dezember

          Einfach in den Einstellungen von Mail im Bereich „Werbung“ die Filter für unerwünschte Werbung aktvieren … und zusätzlich die Option „In das Postfach für unerwünschte Werbug bewegen“ aktivieren.

          • Tom
            Posted at 23:26h, 17 Dezember

            Nein, das geht nicht!
            Auf dem Mac sicher, aber iOS kann das weder auf dem Phone, noch dem Pad!
            Sehen Sie sich Ihre eigenen Screenshots oben an – wo ist das Postfachverhalten für Werbung? Gern lasse ich bich eines Besseren belehren!

          • Thomas Kemmer
            Posted at 00:26h, 18 Dezember

            Hallo Tom.
            ich war auf dem falschen Dampfer – korrekt, bei iOS geht es nicht.

  • iPhone und iPad: IMAP statt POP3 | Apfelwerk - Apple Support aus Stuttgart
    Posted at 20:53h, 08 Juni

    […] Wenn man ein Mailkonto als IMAP-Postfach nutzt, sieht man manchmal zusätzliche Ordner mit ähnlichen Namen, die Mails von anderen Geräten enthalten, welche das selbe Konto benutzen. Unser Blog-Beitrag vom Juni 2014 geht näher darauf ein. […]