Wer E-Mails nicht nur auf einem Mac (oder PC), sondern auch auf einem weiteren Mac, iPad oder iPhone liest, sollte als Mail-Protokoll besser IMAP benutzen statt POP3.
Im Gegensatz zu POP3 synchronisiert IMAP alle Mails lückenlos zwischen Mac und iPhone. Der Lesestatus bildet sich dadurch auf allen Geräten identisch ab. D.h. wird eine Mail am iPhone als gelesen markiert, sorgt das IMAP-Protokoll dafür, dass die selbe Mail am Mac wenige Augenblicke später ebenso als gelesen angezeigt wird. Auch die Ordner “Gesendet” und “Entwürfe” werden durch IMAP auf dem selben Stand gehalten.
Bei Verwendung des IMAP-Protokolls werden Mails auf dem Mailserver gespeichert und bearbeitet, Mac und iPhone als Client laden die Mails nur zum Lesen. Das ist enorm praktisch: Eine Mail wird am Mac begonnen und vor dem Versenden gesichert; die Mail wandert dann automatisch in den Ordner “Entwürfe”. Dieser Entwurf kann dann von einem beliebigen anderen Mac oder IOS-Gerät ergänzt und versendet werden. Eingang, Ausgang, Papierkorb und Entwürfe-Ordner zeigen stets den selben Inhalt, die angezeigten Mails stets den selben Bearbeitungsstand.
IMAP ist in der Lage, Ordner auf dem Mailserver abzulegen – Mail.app unterscheidet zwischen Ordnern (“Postfächer” – leider unzureichend übersetzt) auf der lokalen Festplatte oder auf dem Mailserver. Während der Speicherplatz auf der lokalen Festplatte heute meist kein Thema mehr ist, können IMAP-Ordner auf dem Mailserver leider schnell das begrenzte Speichervolumen ausschöpfen. Deshalb bitte Vorsicht; prüfen Sie gelegentlich durch Markieren des Eingangs-Ordners und Drücken von “Command + I”, ob das Speicherkontingent beim Provider ausgeschöpft ist. Die übliche Obergrenze liegt bei 1 bis 2 GB.
Bei POP3 werden die Mails auf den Rechner geladen und i.d.R. vom Server gelöscht. Man kann das Löschen verhindern oder nach Zeitplan erfolgen lassen. Jedoch zeigen sich auf einem zweiten Mac oder iPhone, das das selbe POP3-Konto abfragt, stets andere Inhalte.
IMAP und POP3 sollten nicht kombiniert werden bei der Abfrage einer Mailadresse; falls IMAP zum Einsatz kommt, dann an allen Macs und iOS-Devices. Beim Umbau eines Mailkontos von POP3 zu IMAP muss das Konto in aller Regel gelöscht und danach neu angelegt werden. Vorher sollte unbedingt eine Datensicherung erfolgen; das Kopieren aller Mails aus den Ordnern Eingang/Gesendet/Papierkorb in lokale Mailordner ist ein einfacher Weg, keine Mail-Daten zu verlieren.
IMAP hat allerdings einen Nachteil: der Mailprovider muss es unterstützen. Bei den Standard-Accounts von GMX oder Web.de ist das leider nicht der Fall.
